Hi學院企業外語培訓

商業e-mail到底要怎麼寫？才能夠正確傳達訊息，同時又不失禮！不管是稱呼、結尾或內容，以下幫你整理出許多要注意的小細節，趕快一起來看看吧......

開頭稱呼語 greeting

看看以下三種 e-mail 開頭的表達：

Dear Peter （親愛的彼得）
Hi, Peter　（嗨，彼得）
Hello, Peter　（哈囉，彼得）

不同的稱呼語會給人不同的感覺，打開你的 e-mail 草稿匣看看，你都是怎麼打稱呼語的呢？《富比世》雜誌上一篇文章 “Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation" 的編輯 Susan Adams 寫到，根據她的觀察，以及做了許多口頭訪問後，發現 “Hi" 已經比 “Dear" 更頻繁地被使用。

過去我們總覺得用 Dear 才是最有禮貌、尊敬的用法，但是其實 Hi 的語氣較輕鬆，更能拉近你與收信者的距離。因此，下次寫信時，Dear 可不是唯一選項喔！試試別種用法，創造不同氣氛，或許更能得到你想要的回應！

錯誤/過時用法

以下用法有的是台灣人自創，有的是英語系國家早已不會使用的過時用法，要多注意了！
(X) Dears, 錯誤，台灣人自創
(X) Dear all, 用法雖然沒錯，但是不太尊重每一個人的個別性，可改用 Hi, everyone
(X) Dear both, 錯誤，台灣人自創
(X) Dear Sir, 過於制式及老套，像中文裡的「敬啟者」
(X) Dear boss, 過時、老套

商業 e-mail 三大忌諱

寫英文 e-mail 確實不是件容易的事，尤其有時又要面對以英語為母語的外籍商業人士，難免會犯下一些小錯，但是有些通病，知道了就要避免發生啊～

忌諱一：懶散

做任何事切記就是不可懶散！看看以下兩句對照：
(X) BTW, need u 2 sign this, thx.
對了，你再幫我簽一下這份文件，謝啦！
(O) Please sign this document. Thank you!
麻煩你幫我簽署這份文件，謝謝。

非正式的縮寫，若是跟朋友傳 line 還可以，但若是撰寫用於正式場合的商用 e-mail，可千萬別犯下這種錯誤！

忌諱二： !!! 充滿驚嘆號

適當的驚嘆號可以用於表達熱烈情感與良好禮儀，然而一旦過多，效果可會適得其反，我們看看以下例子：
Good job!!!
Well done!
Outstanding!

一個驚嘆號，表達的反而是比三個驚嘆號來得更有力、直接的收尾。要向主管報告壞消息時，記得要把驚嘆號收起來…

I am so sorry this happened!!! 我很遺憾發生這種事！！！
這可會造成反效果的！

忌諱三：過度簡化主旨

身為一位職場大忙人，如果你今天收到一封主旨為「會議」、meeting 的信件，第一反應當然是忽略它，等有空再點開來看！因此，一封成功的信件，應該要闡明信件主題，讓收信人可以在第一時間就知道這封信想傳達什麼，自然就會盡快回信。

看以下兩個主旨，你就知道有什麼不同：
(X) meeting 會議
(O) marketing weekly meeting @ 9 am 早上九點行銷例行會議

e-mail 錯誤率最高的字

很多人會覺得用膩了 thanks 或 thank you，覺得換個字看起來會比較厲害，所以就會選擇使用 appreciate 來表達「感謝」，但這可是大錯特錯！看看下面四個句子：

(X) I appreciate you for the opportunity.
(O) I appreciate the opportunity.
(O) Thank you for the opportunity.
(X) He thanked for the opportunity.

appreciate 並不等於 thank，thank 後面接人，appreciate 後面不接人，而是接一件事。

e-mail 結語

一封完整的 e-mail 絕對少不了好的結語，出色的書信收尾要看對象，更要看狀況，下面列出一些常見的結語，後面也附上收件者可能會有的感受，讓你更知道什麼場合該選什麼結語！

Regards — 較沒有表示文字的溫度，可能會給人冷淡無情的感覺
Sincerely — 有些人可能會認為有點做作

應改用  Looking forward to 期待您……
Looking forward to your reply/feedback. 靜候佳音。

Regards 前面也可以加上 kind, warm, best，這會使千篇一律的 Regards 更有溫度喔！

Cordially —嚴肅場合、談判適用

應改用 Thank you for 感謝您……
Thank you for your time. 感謝撥冗。

在中文裡聽起來很有禮貌的一句話，在外籍商業人士看起來卻是非常不舒服，是聽起來自以為是、冒昧的說法。要小心別弄巧成拙了，你可以改成這種說法：

Thank you for considering my request. 謝謝你考慮我的要求。

Thank you for any help you can provide. 謝謝你提供協助。

I will appreciate your help with this situation. 很感謝你願意幫忙。

這些更「白話」的說法，不僅能表達更多禮貌，也能讓人感受到你的誠意！

以上重點趕快掌握住，你也能輕鬆成為職場商務溝通達人！

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參考資料: 「VoiceTube 看影片學英語」

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